La fatturazione elettronica obbligatoria tra privati e verso i consumatori finali entrerÇÿ in vigore dal 1¶ø gennaio 2019.
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto lƒ??obbligo della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con partita Iva) sia verso i consumatori finali.
Dal 1¶ø gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML giÇÿ in uso per la FatturaPA.
Sono esonerati dallƒ??obbligo della fatturazione elettronica le partite Iva che rientrano nel c.d. ƒ??regime di vantaggioƒ? e quelli che applicano il regime forfettario.
Cosƒ??Çù la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica Çù un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare il supporto cartaceo. La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
Il formato, denominato FatturaPA, Çù il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
La fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dellƒ??Agenzia delle Entrate.
- La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
- Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
- Chi emette la fattura dovrÇÿ poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, Çù il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.
- Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui Çù indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Soggetti obbligati e non alla fatturazione elettronica
Dal 1¶ø gennaio 2019 lƒ??obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SdI fornito dallƒ??Agenzia delle Entrate viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali):
- residenti;
- stabiliti;
- identificati nel territorio dello Stato.
Ma, in realtÇÿ lƒ??introduzione dellƒ??obbligo della fatturazione elettronica tra privati non elimina del tutto lƒ??utilizzo delle fatture analogiche (cartacee) in alcuni specifici casi.
I soggetti NON obbligati allƒ??emissione di fatture elettroniche secondo la normativa sono:
- coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
- coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
- le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.
Le fatture elettroniche emesse verso consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dellƒ??Agenzia delle entrate e a richiesta una copia della fattura in formato analogico.
ATTENZIONE! In realtÇÿ, i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola EMISSIONE di fatture elettroniche. Questo vuol dire che ad esempio i soggetti che applicano il regime forfettario dovranno in realtÇÿ attrezzarsi comunque per ricevere le fatture elettroniche.
Come funziona la fattura elettronica
Le fasi fondamentali del funzionamento della fattura elettronica sono:
- Compilazione della fattura elettronica
- Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema dƒ??Interscambio
- Ricezione della fattura
- Conservazione della fattura elettronica
Come si compila una fattura elettronica
Il modo piÇû semplice per compilare una fattura elettronica Çù farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale, oppure tramite il sito web Fatture e Corrispettivi dellƒ??Agenzia delle Entrate.
La procedura per fatturare Çù sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anzichǸ stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML.
La differenza importante tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C)
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
- gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
- i consumatori: per i consumatori finali occorre inserire come codice destinatario ƒ??0000000ƒ?; il SdI consegna la e-fattura nel Cassetto Fiscale del consumatore finale in base al codice fiscale inserito. In ogni caso il consumatore puÇý chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea (o PDF) della fattura;
- per i destinatari B2B (imprese, professionisti, eccƒ?Ý) le strade di invio sono 2:
- PEC: il file XML contiene lƒ??indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerÇÿ la fattura.
- Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrÇÿ usato questo codice per inviargli la fattura.
Firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla tramite SdI
Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file XML) sarÇÿ necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema dƒ??Interscambio al destinatario.
La trasmissione della fattura elettronica alla SdI puÇý essere effettuata tramite PEC (allƒ??indirizzo PEC dello SdI pubblicato sul sito www.fatturapa.gov.it), tramite la piattaforma Fatture e Corrispettivi messa a disposizione dallƒ??Agenzia delle Entrate o tramite sistemi informatici accreditati al colloquio con lo SdI (ai quali viene associato un codice destinatario di 7 caratteri).
La scelta piÇû semplice Çù affidare tutto a un gestionale di fatturazione semplificando lƒ??invio al Sistema e la gestione delle risposte e lƒ??interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperÇÿ di:
- Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
- Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando lƒ??intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestivitÇÿ eventuali problemi o anomalie.
- Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.
Ricezione e registrazione della fattura elettronica
Il recapito della fattura elettronica viene effettuato dallo SDI direttamente al soggetto ricevente (cessionario/committente) o ad un suo delegato, tramite PEC o tramite sistemi informatici accreditati attraverso lƒ??apposito codice destinatario.
Ciascun soggetto ricevente ƒ??deveƒ? comunicare ai propri fornitori lƒ??indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) per la ricezione delle fatture elettroniche. In alternativa puÇý registrate il proprio indirizzo telematico nel sito Fatture e Corrispettivi dellƒ??Agenzia delle Entrate; questo dato sarÇÿ prevalente su qualsiasi altro indirizzo di recapito indicato nelle singole fatture.
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
La conservazione sostitutiva Çù una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo allƒ??originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:
- eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
- eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
- abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.
Anche in questo caso un gestionale, Çù la soluzione migliore che si occupa di tutto il processo dalla firma, invio tramite SdI e conservazione sostitutiva.